Orice document (fizic sau electronic) care conține date cu caracter personal are un „ciclu de viață”. Astfel, vorbim despre:
- Crearea documentului;
- Analiza / folosirea acestuia
- Distribuirea sa;
- Utilizarea documentului;
- Arhivarea;
- Distrugerea acestuia.
Pentru a ne asigura că respectăm întru totul normele privind protejarea vieții private și a datelor cu caracter personal este foarte indicat să acordăm o atenție sporită documentelor aflate în ultimele faze ale ciclului de viață – arhivarea și mai ales distrugerea acestora. În continuare vom dezvolta câteva practici în acest sens.
Prezenta Orientare se adresează operatorilor de date (unităților medicale, furnizorilor de servicii medicale, indiferent că sunt constituiți într-o entitate cu sau fără personalitate juridică). Medicii, în special cei cu atribuții de management sau de reprezentare a operatorului, vor avea în vedere această perspectivă, deoarece sunt parte a sistemului de resurse umane din cadrul operatorului.
Ce ar trebui să cunoașteți:
Orice informații vehiculăm pe suport de hârtie sau în format electronic se încadrează într-o categorie de date, care trebuie regăsite într-un nomenclator al operatorului, unde se menționează perioada de deținere a documentului și alte informații. Odată ce această perioadă este îndeplinită, se trece la operațiunea de distrugere a suportului de informație, operațiune la care se referă prezenta Orientare.
Distrugerea documentelor se poate realiza atât direct de dumneavoastră în cadrul unității medicale sau, atunci când este vorba de un volum mare de documente care trebuie distruse, se poate alege un furnizor de servicii de distrugere a acestora. Haideți să vedem ce trebuie însă să avem în vedere:
Metode interne de distrugere a datelor
- Tocătoare de documente: Utilizarea unor tocătoare de documente este o metodă eficientă pentru distrugerea în siguranță a documentelor în format fizic. Alegeți tocătoare care să taie documentele în fâșii înguste sau particule mici, pentru a face dificilă, dacă nu imposibilă, reconstituirea informațiilor.
- Exemplu: Simpla aruncare la coșul de gunoi a unor documente expune unitatea medicală sau chiar pe dumneavoastră (în cazul nerespectării procedurilor și politicilor interne). În secțiunea cazuistică vom dezvolta o astfel de speță.
- Demagnetizarea: Pentru distrugerea datelor stocate pe suporturi magnetice (ex. CD-uri, hard disk-uri, benzi magnetice) demagnetizarea este o soluție eficientă. Aceasta constă în utilizarea unui aparat de demagnetizare (degausser) pentru a distruge informațiile prin expunerea suportului la un câmp magnetic puternic.
- Exemplu: Pierderea unui CD (nesecurizat) care conține rezultatele unor analize medicale ale unui pacient poate constitui un incident care să atragă sancțiuni mari!
- Ștergerea securizată a datelor: În cazul dispozitivelor de stocare electronică (ex. hard disk-uri, memorii flash) utilizați un software de ștergere securizată pentru a distruge ori suprascrie datele de mai multe ori, astfel încât să nu poată fi recuperate.
- Exemple: CCleaner, Eraser, BitRaser sunt câteva exemple de astfel de softuri. Puteți alege orice soft identificați ca fiind facil pentru această activitate. Atenție! Vă rugăm să vă asigurați că furnizorul de soft respectă normele R.G.P.D. (adesea acest angajament este luat prin politica de confidențialitate publicată pe website sau informații relevante se pot găsi în termeni și condiții).
Servicii externalizate de distrugere a datelor
- Evaluarea furnizorilor: Dacă alegeți să externalizați procesul de distrugere a datelor, asigurați-vă că furnizorul ales respectă standardele R.G.P.D. și oferă garanții adecvate în ceea ce privește securitatea și confidențialitatea datelor. Cereți recomandări de la alți colegi care colaborează cu furnizori exemplari!
- Exemplu: Așa cum menționam și mai sus, studiați angajamentele pe care aceștia și le iau pentru a respecta normele legale (detaliate în politica de confidențialitate sau termeni și condiții). Dacă nu își asumă nici un fel de răspundere pentru distrugerea securizată și în condiții de confidențialitate, dar să poată să și demonstreze acest lucru, evitați furnizorul de servicii respectiv!
- Acorduri privind protecția datelor: Încheiați un acord de confidențialitate și protecție a datelor cu furnizorul, care să detalieze responsabilitățile și obligațiile acestuia în legătură cu procesul de distrugere a datelor.
- Exemplu: Cel mai adesea un furnizor responsabil va pune la dispoziția dumneavoastră un acord specific (operator-persoană împuternicită) pentru distrugerea acestor date.
- Urmăriți atent procesul detaliat pentru distrugere și felul în care acesta este documentat! În cazul în care nu vă este transmis un astfel de acord, solicitați unul ori folosiți unul generic pus la dispoziție în acest ghid (Anexa 2 Model de acord de confidențialitate pe care să îl utilizați în relație cu colaboratorii persoane împuternicite)
- Monitorizarea activității furnizorului: Solicitați rapoarte și documentație referitoare la procesele de distrugere și verificați ca procesele să fie duse la îndeplinire cu succes.
- Exemplu: puteți solicita furnizorului filmări cu procesul de distrugere a documentelor.
- Documente doveditoare ale distrugerii: După ce datele au fost distruse în mod corespunzător, furnizorul ar trebui să vă ofere un document care să ateste eliminarea completă și sigură a datelor. Acest document poate fi folosit ca dovadă în cazul unor audituri sau controale privind protecția datelor.
- Exemplu: Un astfel de document poate fi un raport, un proces verbal de distrugere, un certificat sau un alt document de asumare a acestei răspunderi a furnizorului.
Recomandări suplimentare
- Politici și proceduri interne: Elaborați politici și proceduri interne care să reglementeze modul în care datele cu caracter personal sunt distruse în cadrul cabinetului medical sau al unității medicale în care vă desfășurați activitatea. Asigurați-vă că aceste politici sunt respectate de întregul personal și că toți angajații sunt instruiți în legătură cu responsabilitățile lor privind protecția datelor.
- Exemplu: Poate fi vorba despre o procedură operațională de distrugere a documentelor prin care se va constitui o comisie de distrugere a documentelor, care pe baza unui inventar al documentelor ce vor fi distruse, le vor distruge și vor documenta aceasta printr-un proces verbal de distrugere semnat de toți membrii comisiei.
- Revizuirea periodică a datelor: Stabiliți un program de revizuire periodică a datelor stocate pe documente pentru a identifica informațiile care nu mai sunt necesare și care trebuie distruse în mod corespunzător.
- Exemplu: Unele documente trebuie păstrate pe o perioadă lungă de timp, fiind o obligație legală a unității medicale conform legislației în vigoare (Legea 16/1996 privind Arhivele Naționale), în timp ce pentru altele nu identificați un termen stabilit de lege.
- În acest caz stabiliți intern un termen rezonabil pentru păstrarea datelor raportându-ne la scopul colectării datelor.
- Consultarea responsabilului cu protecția datelor: Dacă este cazul, adresați-vă responsabilului cu protecția datelor (DPO) din cadrul unității medicale, care să vă coordoneze procesul de distrugere a datelor cu caracter personal. În situația unor operatori de date cu personal medical extrem de restrâns, fără a avea angajat un DPO, cum ar fi unele cabinete medicale individuale sau SRL-uri, acestea pot fie singure să-și stabilească clar procedura, fie să apeleze la un consultant.
